Home 1 › Forums › Qualität & Betrieb › Prozesse & Effizienz › Empfangsdienst im Bürogebäude – wie organisiert ihr das?
Wir haben seit letztem Jahr ein eigenes kleines Bürogebäude mit drei Mietparteien drin. Das Thema Besucherempfang ist bei uns bisher sehr chaotisch – jeder macht irgendwie seins, manchmal steht jemand im Eingang rum und weiss nicht wohin. Ich überlege, ob wir das gemeinsam mit den anderen Mietern organisieren könnten, z.B. einen geteilten Empfangsdienst oder zumindest eine klare Lösung für die Anmeldung von Gästen. Hat jemand Erfahrung damit, wie so etwas in der Praxis funktioniert? Was habt ihr bei euch umgesetzt?
Das kennen wir aus unserem alten Büro, das war auch ein Mehrmieterobjekt. Am Ende haben wir uns auf ein simples System geeinigt: digitale Besucheranmeldung per Tablet beim Eingang, und jede Partei kriegt automatisch eine Benachrichtigung, wenn jemand für sie eintrifft. Klingt fancy, war aber relativ günstig umzusetzen. Das Entscheidende ist eigentlich, dass alle Parteien mitziehen – wenn einer nicht mitmacht, funktioniert das Ganze nicht. Habt ihr schon mit den anderen Mietern geredet ob die überhaupt Interesse hätten?
Wir haben im Hotel natürlich eine etwas andere Ausgangslage, aber das Grundproblem mit dem Empfang kenne ich. Bei uns war das Thema Facility- und Empfangsdienstleistungen extern zu vergeben eine Überlegung wert. Ich hab mich damals etwas umgeschaut und bin dort auf Anbieter für genau solche Dienste gestossen – Empfang, Gebäudebetreuung und so weiter, alles kombiniert. Ob das für drei Mietparteien wirtschaftlich ist, müsste man rechnen, aber als Inspiration für was ihr sucht könnte das passen.
Ich würd ehrlich gesagt zuerst die einfachste Lösung probieren: klare Beschilderung und ein Klingelschema das funktioniert. Bei unserem Betrieb war das schon die halbe Miete. Ein geteilter Empfangsdienst mit mehreren Mietern scheitert oft an der Kostenteilung und daran wer eigentlich zuständig ist wenns nicht klappt. Aber wenn das Budget da ist und alle wollen – warum nicht. Beat sein Hinweis klingt aber auch interessant, hab das nicht gewusst dass es sowas gibt.